Социальные сети

 

 

«Ищите мудрость у десяти человек, а не все знания у одного человека.»
Девятое основное правило осуществления кайдзен в гемба.
 

     На эффективность социального капитала значительное влияние оказывают современные изменения рабочей среды, например, уменьшение иерархии управления на предприятиях и развитие виртуального общения сотрудников между собой и с руководством. С развитием технологий стали складываться определенные, как реальные, так виртуальные сообщества, именуемые сетями. Для анализа таких сетей применены разработки социологов в области этих самых социальных сетей. Термин социальные сети уже вошел в обращение применительно к бизнес-среде. Состояние и внутренние связи в этих группах сотрудников оказывают заметное воздействие на стратегию организаций и их эффективность. Социальные сети часто выступают в качестве связующего звена в межфункциональных проектах, в альянсах, при создании новых продуктов.

     Появляется всё больше исследований, которые показывают, что эффективность сотрудников при участии в социальных сетях значительно выше. Значительную часть информационной среды человека составляют отношения с другими людьми, к которым он обращается, когда возникает необходимость. Исследований показывают, что вероятность обращения инженеров и исследователей за информацией к другому человеку, а не к «обезличенному» источнику (базе данных или архиву), примерно в пять раз выше. При этом необходимо, что бы сотрудники были хорошо мотивированы на достижение продуктивности работы, а не на общение в социальных сетях само по себе.

     На распространение знаний в неформальных сетях влияют четыре важных фактора:

  • осведомленность;

  • доступность;

  • участие;

  • свобода.

     Обеспечение этих факторов играет важную роль в управлении знаниями. Также влияние на социальные сети оказывает корпоративная культура.

     В результате создания и управления социальной сетью в организации можно добиться развития «продуктивных ресурсов», которые обеспечат эффективность работы организации. Пол Резник выделяет семь таких ресурсов, которые развиваются в социальной сети:

- коммуникационные каналы;

- общие знания;

- общие ценности;

- своеобразие коллектива;

- роли и нормы;

- обязательства;

- доверие.

     Для того чтобы понимать процессы происходящие в сообществе и управлять им для достижения целей, стоящих перед бизнесом, необходимо уметь анализировать сложившуюся социальную сеть. Это позволит выяснить существующие сложности и обозначить резервы развития.

     Для описания и анализа социальной сети можно построить диаграмму сети, которая отражает как взаимоотношения между членами группы в организации, так и связи с группами в других организациях, участвующих в партнерстве. Существуют инструменты для описания и анализа социальных сетей в целях обеспечения их функционирования, а также технологические средства поддержки социальной сети на предприятии.

 

Построение диаграммы сети

Для описания и анализа социальной сети можно построить диаграмму сети, которая отражает как взаимоотношения между членами группы в организации, так и связи с группами в других организациях, участвующих в партнерстве. В качестве примера возьмем диаграмму, изображенную на рисунке.

 

 

Подгруппы

     Группы часто делятся на подгруппы в зависимости от местонахождения, рабочих функций, иерархии, стажа работы, возраста или пола их членов. В данном случае команда делится по функциональному признаку. Члены трех групп обмениваются между собой незначительным количеством информации. Кроме того, связи в отделах маркетинга и финансов немногочисленны, в то время как в производственном отделе, наоборот, их слишком много. Это может расцениваться по-разному. Возможно, производственники научились общаться так, что это идет на пользу всей команде. А может быть, они в такой степени доверяют друг другу, что это мешает их интеграции. Только детальное обсуждение может прояснить, что же в этом отделе происходит на самом деле.

 

Люди на периферии сети

     Одни члены группы связаны с ней очень слабо, другие, вероятно, полностью изолированы, то есть являются членами сети, скорее в теории, чем на практике. В этой сети, например, никто не обращается за информацией к Антону, а Кирилл вообще выпал из общей картины. Диаграмма сети сама по себе ничего не говорит о ценности людей, как на периферии, так и в центре. Зачастую аутсайдеров редко привлекают к работе, а их интеграция крайне важна для повышения эффективности и продуктивности группы. Конечно, порой люди оказываются в изоляции, потому что у них нет социальных или иных навыков для этой работы. Выявив тех, кто находится на периферии, анализ позволяет предпринять дальнейшие действия по развитию сети.

 

Линии и стрелки

     Каждая линия говорит о существовании связи между двумя людьми, стрелки указывают направление запроса на получение информации (входящие стрелки означают, что этот человек носитель информации, исходящие – то, что этот член команды обращается за информацией к остальным). Так, Елена поддерживает двусторонние отношения со всеми производственниками, но её контакты с отделами маркетинга и финансов крайне ограничены или отсутствуют вообще.

 

Люди в центре сети

     Диаграммы сети показывают, кто из членов группы занимает в ней наиболее важное место. В этой команде на Петра полагаются девять человек. К нему обращаются не только коллеги по финансовому отделу, но и сотрудники отдела маркетинга и производственного отдела. Сам Петр не обращается к тем, кто работает в других отделах. Но диаграмма не может сказать нам, каков характер влияния Петра на группу. Если группа слишком зависит от него, он может оказаться «узким местом», замедляя поток информации и задерживая принятие решений. С другой стороны, такие сотрудники, как Петр, чаще играют положительную роль, не только предоставляя ценную информацию, но и сплачивая людей, поэтому эффективность группы может резко снизиться, если он уйдет из компании.

     Таким образом, по диаграмме сети уже можно предположить какие сотрудники являются ключевыми и на основе этого выработать методы работы с ними. Работников, через которых проходят значительные потоки информации, с одной стороны необходимо удерживать, с другой постараться рассеять потоки по другим путям:

- формализовать знания, где возможно, и поместить их в автоматизированную систему для облегчения доступа;

- прикрепить сотрудника в качестве наставника к другим сотрудникам, организовать обучение или использовать другие методы способствующие передаче знаний от более нагруженного сотрудника к менее нагруженным.

Передача знаний от ключевых сотрудников уменьшит потери компании в случае ухода такого сотрудника и повысит качество работы обученных людей.

 

Анализ социальной сети

     Анализ, позволяющий оценить модели взаимосвязей в неформальных сетях, - один из важнейших инструментов управления. Напомню, что речь идет в первую очередь о бизнес-общении. Выявляя основные модели взаимодействия, анализ социальных сетей помогает руководителям найти обоснованные ответы на такие вопросы, как: свободно ли распространяется в данной сети информация? Способствует ли сотрудничество функциональных отделов или подразделений выведению услуг на рынок? Эффективно ли сеть использует свой коллективный опыт? В результате такой проверки можно повысить качество сотрудничества в стратегических узлах организации. Руководители могут провести анализ социальной сети, выполнив следующие действия.

 

Правильно выбрать группу

     Хотя анализ социальной сети можно применить для группы любого размера – от нескольких человек до целой организации, - лучше всего сфокусировать внимание на тех группах, которые стратегически важны: например, высшее руководство; группы, работающие в составе межорганизационных партнерств и альянсов; команды, занимающиеся разработкой новых продуктов; сети, в которых пересекаются ключевые рабочие процессы. Наибольший интерес представляют группы, пересекающие физические, функциональные или иерархические границы.

 

Задать верный вопрос

     Анализ социальной сети можно использовать для получения самой разнообразной информации о существующих в организации группах. Обычно компании интересуются информационными потоками внутри сети (К кому вы обращаетесь за информацией, необходимой для выполнения работы?) или взаимозависимостью сотрудников при выполнении заданий (На чью помощь вы рассчитываете, чтобы завершить работу?). Вопросы могут касаться развития карьеры, сетей, базирующихся на доверии, и даже затрачиваемой на общение энергии (Как общение с таким-то человеком влияет на уровень вашей мотивации?).

 

Спланировать исследование

     Кроме вопросов о сети исследование должно включать вопросы о времени работы респондентов в организации и в группе, о местоположении офиса, выполняемых функциях и о личности респондента. Ответы на эти вопросы помогут понять, что мешает сети преодолевать различные препятствия. Чтобы развеять беспокойство участников о конфиденциальности опроса, необходимо пояснить, как будут использованы результаты. Наконец, рекомендуется давать на ответы не более 20 минут, что нетрудно при использовании Интернет-технологий.

 

Собрать данные

     Чтобы провести качественный анализ сети, необходимо опросить 80-100% потенциальных её участников. Если из анализа выпадает ключевой участник, который не принял участие в опросе, это сильно исказит результаты. Чтобы добиваться высокой активности участников, спонсор проекта может пустить в дело весь свой авторитет, регулярно напоминая о необходимости ответить на вопросы исследования.

     Стимулы в виде билетов в кино, призов или дополнительных выходных дней тоже могут подвигнуть сотрудников принять участие в исследовании. Обратите внимание, что данные можно собрать, анализируя списки регистрации электронных адресов или телефонных звонков (например, при использовании IP-телефонии) и даже опираясь на личные наблюдения. Но предпочтительнее всё же опросы, потому что при этом можно задать вопросы, преследующие конкретную цель.

Проанализировать данные

     Собранные данные следует обработать с помощью приложений для составления сетевых диаграмм. В Интернете можно найти самые разные программы – и бесплатные, и сверхдорогие, стоимостью в несколько тысяч долларов. Программы для количественного анализа сетей помогут, например, определить центральные фигуры сети. При обследовании небольшой группы диаграмма дает полное представление об общей модели сети и её ключевых фигурах, но для анализа более крупных сетей больше подходит количественный анализ.

Поделиться результатами

     Даже интерпретация данных может дать много ценного, однако, полной отдачи от анализа можно ожидать лишь после того, как результаты будут доведены до сведения группы или ключевых руководителей. В зависимости от условий исследований имена участников могут не разглашаться. Полученная информация дает мощный стимул для коллективного осознания проблем и их решения. Сведения о сети – ценный инструмент диагностики ситуации и инициирования перемен.

 

 

 

Опубликовано: 08.11.2014. Актуализировано: 05.07.2016.

 
Социальная сеть
управление знаниями
интеллектуальный капитал
социальные сети
упр персоналом осбоненности